1. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS – PROTECCION DE DATOS.
    1. GENERALIDADES  Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS REPUS COLOMBIA, se hace responsable de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y suprimir Datos personales

REPUS COLOMBIA, aplicará los principios que se a continuación se relacionan con el fin de recolectar, manejar, usar, realizar tratamiento, almacenamiento e intercambio de los datos personales:

  • Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). 
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales  se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  • Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en REPUS COLOMBIA, están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en Repus Colombia
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. 
    1. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD

REPUS COLOMBIA, en concordancia con las actividades comerciales y en el fortalecimiento de sus relaciones, se hace responsable de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y suprimir Datos personales

    1. DERECHO DEL TITULAR

Los titulares de la información tratada por la Compañía tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de autorización otorgada a la Compañía, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización: o Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial o Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria o Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos o Datos relacionados con el registro civil de las personas.
  • Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la Empresa no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
  • Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Empresa.

El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo ventas@repuscolombia.com.

    1. PERSONA O AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL  TITULAR DE LA INFORMACION PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER , ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACION.

La Coordinación Administrativa ante el cual los Titulares podrán enviar sus solicitudes para que REPUS COLOMBIA, como responsable del tratamiento de datos, realice las gestiones necesarias y acciones requeridas en el ejercicio de los derechos del titular, mediante la siguiente información:

Contacto: Giovanni Toyo

Teléfono: +57 (4) 5795891 - 3143741416

Dirección: CRA 93 CL 50A 91. INT 1802

Correo electrónico: ventas@repuscolombia.com

    1. PROCEDIMIENTOS PARA QUE  TITULARES DE LA INFORMACION PUEDAN EJERCER DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR  INFORMACION Y REVOCAR LA AUTORIZACION.

En conformidad al artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, se detallan los procedimientos con el objetivo de que cada titular de los datos pueda ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización:

  1. El titular, quien deberá acreditar su identidad por los medios de comunicación que tenga Repus Colombia
  2. Los causahabientes del titular, quien deberá acreditar tal calidad.
  3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Un tercero por estipulación a favor de otro o para otro.

Toda información, reclamo, quejas, se deben ser remitidas por escrito y recibida por Repus Colombia, para su estudio y respuesta. Se adopta como mecanismo de radicación la firma del autorizado y fecha de radicación.

A continuación el procedimiento para atender las consultas y reclamos:

CONSULTAS

  • Será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

RECLAMOS

  • Deberá presentar por escrito y deberá estar dirigida a la persona encargada o a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Los reclamos deben presentarse por escrito y debe contener la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del titular del dato o persona legitimada.
  2. Descripción detallada, precisa y completa de los hechos del reclamo.
  3. Dirección física y electrónica para enviar remisorias, o información del estado de la reclamación.
  4. Documentos, evidencias que requiera anexar en la reclamación.

NOTAS IMPORTANTES

Una vez entregado la reclamación, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Debe mantenerse la leyenda hasta que el reclamo sea solucionado y respondido.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

   

    1. BASES DE DATOS SOMETIDAS AL MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

A estas bases de datos, se les aplicará el presente MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA TRATAMIENTO  DE  DATOS  PERSONALES,  con  las  limitaciones  y restricciones que la propia Ley establece.

  1. BASE DE DATOS EMPLEADOS.

Con el objetivo de cumplir la Misión y los Fines de La Empresa, Repus Colombia, posee, una Base de Datos interna, -DE EMPLEADOS- con información personal, de PERSONAS NATURALES, que ejercen como trabajadores de La Empresa, vinculados mediante el correspondiente contrato de trabajo o bajo otras modalidades autorizadas por la Ley. A esta base de datos, se le aplicará LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, sus normas reglamentarias y el presente MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece.

Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Colaboradores de la Compañía, es cumplir con las obligaciones laborales, legales y reglamentarias, tales como: emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la Compañía, envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, EPS, pago de nómina, participación en programas de bienestar, contar con la información actualizada para el buen desarrollo de la relación laboral, tener a disposición de los ex empleados la información durante el tiempo establecido por la Ley Laboral.

  1. BASE DE DATOS CLIENTES Y DISTRIBUIDORES PERSONAS NATURALES

Tiene el propósito de que Repus Colombia, pueda cumplir con las obligaciones contractuales y comerciales a su cargo, tales como toma de pedidos; facturación; garantías; envío de mercancía; proveer información sobre nuestros productos; efectuar eventos o promociones de tipo comercial; llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, de mercadeo o publicitarios; programas de fidelización con clientes; informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; enviar estados de cuenta de cartera; evaluar la calidad de nuestros productos y servicios mediante encuestas de satisfacción; realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago; reporte a centrales de riesgos. Actividades que podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido.

  1. OTRAS BASES DE DATOS.

Para el cumplimiento de los fines de La Empresa y de su propia misión, mencionados en el Capítulo I de este MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, Repus Colombia, de manera directa o en relación con entidades públicas y privadas de muy distinta naturaleza, lo mismo que con sus proveedores, contratistas, construye y desarrolla Bases de Datos, con información básica, de personas comerciantes y no comerciantes. En todos estos procesos Repus Colombia, dará aplicación a los contenidos y prescripciones  de  la  Ley  de  PROTECCIÓN  DE  DATOS  PERSONALES  y demás normas Reglamentarias

    1. AUTORIZACION DE DATOS DE MENORES DE EDAD (1 a 17 años).

Cuando se trate de recolección y tratamiento de datos de menores de edad se deben adicionar la siguiente información relacionada con la anterior solicitada:

  1. La autorización debe ser otorgada a personas que estén facultadas para representar a los menores de edad, llámense niños, niñas y adolescentes.
  2. El Representante debe garantizar el derechos de ser escuchados y valorar las opiniones de los menores teniendo en cuenta la madurez, capacidad, autonomía para entender la situación.
  3. Debe informar que es el Representante y está facultado para responder sobre los datos de los menores.
  4. El tratamiento debe respetar los derechos fundamentales de los menores.
  5. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
    1. TRANSFERENCIA Y TRASMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES.

El contrato que suscriba el Responsable con los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad deberá contener:

  • Alcances del Tratamiento.
  • Actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable del Tratamiento de los Datos personales.
  • Obligaciones del Encargado para con el Titular.
    1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

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